3 méthodes simple pour gérer ses priorités

La gestion du temps

Vous le savez, je suis depuis quelques temps à la maison. Je suis en train de vous fabriquer une superbe formation sur comment devenir son propre patron, comment lancer son business…

Travailler de chez soi demande à mon avis encore plus d’organisation que de travailler dans un bureau classique. Il a donc fallu progresser dans la gestion du temps.

Pourquoi ?

Car à la maison, il y a tellement de choses sympas à faire, tellement de livres intéressants à lire, tellement de blogs instructifs à suivre… qu’il est difficile de rester concentré sur son travail. Il est très facile de laisser filer les journées et de ne pas avancer sur ses tâches.

Les méthodes dont je vais vous parler aujourd’hui, je les appliquais dans mon ex job et je les applique encore aujourd’hui. Ces outils me permettent de rester concentré et d’avancer coûte que coûte vers mes objectifs.

Vous connaissez peut être ces outils mais comme d’habitude, il ne suffit pas de connaître, il faut aussi agir et donc en l’occurrence appliquer ces méthodes de manière quotidienne pour progresser dans la gestion du temps. Ces outils permettent d’optimiser le temps car c’est une ressource qui n’est pas extensible, l’idée est donc d’en faire le plus possible dans le temps qui nous est imparti.

[notice]Comme disait souvent un de mes mentors : « Etre productif ce n’est pas compliqué, ce qui est difficile c’est de l’être tous les jours… »[/notice]

 [warning]Le 1er outil est appelé « la méthode des grosses pierres ».[/warning]

Pour illustrer cette méthode avant de l’expliquer voici une histoire que j’ai découvert grâce à Patrick Leroux, conférencier Québécois.

Nous sommes dans un Parc, je vous rencontre et je vous donne la somme de 50 000 € en différentes coupures de 5 €, 10 €, 20 €, 50 €, 100 € et 500 €. Malheureusement pendant que je vous donne cette somme, une grande bourrasque arrive et fait voler les billets de toutes parts.

Les billets sont maintenant de partout, sur le sol, contre les arbres, dans les airs… Je vous donne maintenant 15 secondes pour ramasser le maximum de billets.

Il va y avoir trois types de réactions:

1er groupe : Ceux qui vont se précipiter sur les billets les plus proches et qui vont ramasser le maximum de billets autour d’eux.

2ème groupe : Ceux qui vont se dire, non moi je veux ramasser les gros billets, ils vont donc se concentrer sur les billets de 100, 200 et 500 € mais qui vont quand même se laisser distraire sur le chemin et ramasser des petits billets.

3ème groupe : Ceux qui vont se concentrer uniquement sur les billets de 200 et 500 €.

 A votre avis, quel groupe va ramener le plus d’argent ?

 Evidemment il s’agit du 3ème groupe !

Comment appliquer cela dans votre quotidien ?

Il s’agit simplement de déterminer quelles sont les tâches les plus importantes pour vous, celles qui feront le plus avancer le business, les tâches un peu moins importantes et les tâches secondaires… Une fois cette hiérarchie en place, il faut commencer par faire les tâches primordiales ensuite, les tâches un peu moins importantes et pour finir si il vous reste du temps, les tâches peu importantes.

Cela peut paraître, bête ou enfantin, mais en vérité, peu de personnes prennent le temps de préparer leurs journées, ou leur plan d’action pour arriver à leurs objectifs et prennent les tâches comme elles viennent sous la main (le 1er groupe dans l’histoire). C’est évidemment beaucoup plus simple mais les résultats obtenus seront diamétralement opposés.

Alors pourquoi les grosses pierres ?

 

Tout simplement car je vais encore utiliser une image. Vous avez devant vous un bocal sur une table, à côté de ce bocal, il y a des grosses pierres, des pierres moyennes, des petites pierres et du sable. Les grosses pierres représentent les actions importantes et ainsi de suite…

Comment vous y prenez vous pour faire rentrer un maximum d’éléments dans ce bocal ?

Il s’agit évidemment de mettre d’abord les grosses, puis les moyennes, puis les petites, puis le sable et vous aurez même encore de la place pour mettre de l’eau si vous voulez…

Si vous attaquez par le sable, les grosses pierres ne pourront pas rentrer dans le bocal…

Le problème est que de manière générale, beaucoup de monde se soucie du sable et quand ils lèvent la tête, il n’y a plus de place ou de temps pour s’occuper des grosses pierres…

[warning]Le 2ème outil consiste à savoir comment traiter une tâche lorsqu’elle arrive sur votre bureau le matin ou n’importe quand dans la journée.[/warning]

L’idée est de gérer l’important avant qu’il ne devienne urgent. On dit toujours qu’une image vaut mieux que 1000 mots alors voici cette « méthode » :

Ce schéma est bien sur à adapter suivant votre domaine de travail.

PS : Vous pouvez cliquer sur l’image pour la voir en plus grand.

[warning]Le dernier outil et le plus simple consiste à avoir des bannettes sur votre bureau pour classer par ordre d’importance les tâches.[/warning]

Personnellement, j’utilise deux couleurs, le rouge pour « à traiter de suite » et vert pour « à lire ou à traiter sans délai particulier ».

Enfin pour terminer cette méthode de classement, j’ai aussi un organizer qui va de 1 à 31 pour les tâches qui nécessitent d’être traitées un jour précis.

Ces 3 méthodes compilées permettent à mon sens une optimisation du temps intéressante, une manière d’augmenter sa productivité et de gérer ses priorités.

Et vous, quelles sont vos méthodes / outils d’organisation pour gérer vos priorités ?

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  • priorités
  • priorité
  • gerer ses priorités

(20 commentaires)

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    • Charles de Liberté Financière on 10 février 2012 at 9 h 27 min
    • Répondre

    Bonjour Guillaume,
    Merci pour cet article. La méthode des grosses pierres (ou des gros billets) me fait penser à la fameuse règle de distribution 80/20 de Pareto.
    20% des activités produisent 80% des résultats, c’est donc sur ces 20% d’activité qu’il faut se concentrer prioritairement. C’est comme ne courir que derrière les billets de 500.

      • on 12 février 2012 at 22 h 45 min
      • Répondre

      Hello Charles,

      Entièrement d’accord avec toi!!
      D’ailleurs le livre de Pareto est dans ma bibliothèque et je ne l’ai toujours pas lu… Va falloir que je m’y penche 🙂

    • Fabien de Argent-Pour-La-Vie.com on 10 février 2012 at 10 h 08 min
    • Répondre

    Bonjour Guillaume,

    je me trouve dans une situation similaire à la tienne et effectivement la journée a vite fait de filer si l’on se laisse distraire.
    Organiser ses priorités, savoir par quoi commencer est une chose importante et difficile.
    Je suis justement dans cette phase d’organisation, de réflexion pour savoir comment optimiser mon temps.
    Le risque étant de croire que l’on est efficace alors que l’on est simplement occupé…ce qui peut faire toute la différence.
    Il existe différente méthodes d’organisation, je crois qu’il convient à chacun de trouver la sienne…mais rien que cela peut demander du temps….

      • on 12 février 2012 at 22 h 47 min
      • Répondre

      Hello Fabien,

      Effectivement occupé et efficace sont deux concepts qui n’ont rien à voir 🙂
      Ta dernière phrase est juste et je pense qu’il vaut mieux passer du temps à la préparation pour être efficace après plutôt que de courir sans réfléchir 🙂

  1. Effectivement il n’est pas toujours facile de rester concentré sur ce que l’on a à faire. Pour le moment je n’ai pas trop cette problématique car je ne suis à la maison qu’une journée sur 5 donc tu te doutes bien que le jour en question j’y vais à fond !

    Toutefois cette méthode qui me semble être un mix entre le méthode Pareto et GTD (Get Things Done – dont je suis en train de lire le livre) me parait bien adaptée.

      • on 12 février 2012 at 22 h 49 min
      • Répondre

      J’ai souvent entendu parler de cette méthode GTD que je ne connais pas, faudra que je le lise un de ces jours 🙂

  2. A prendre en compte: Scrum (méthode)
    Méthode agile dédiée à la gestion de projets. Son objectif est d’améliorer la productivité des équipes auparavant ralenties par des méthodologies plus lourdes… e principe de base de Scrum est de focaliser l’équipe sur une partie limitée et maîtrisable des fonctionnalités à réaliser. Ces incréments se réalisent successivement lors de périodes de durée fixe de une à quatre semaines…
    > La presentation graphique est a retenir 🙂
    http://www-igm.univ-mlv.fr/~dr/XPOSE2008/SCRUM/artefacts.php

    Ensuite, une utilisation calme et ordonné de GoogleTasks est palpitante en construction Cloud avec une gestion via nos Multiples Plateformes… Créer 3 listes hiérarchiques et les rendres visibles et avec rappel sur son mobile apporte la notion de coach… Cette ToDoList et aussi visible en impression grosses pierres dans Google Calendar grâce au libellé Tasks… Vive Google !

    • on 12 février 2012 at 22 h 50 min
    • Répondre

    Hello Crilo,

    Tes méthodes ont l’air intéressantes mais un peu trop « geek » pour moi 🙂

  3. Salut Guillaume,
    Tu as raison de souligner l’importance de régler les « gros cailloux » en premier.
    Je le fait que depuis récemment, après avoir lu le livre sur la loi de Pareto, et ça a radicalement booster mes résultats. J’ai l’impression d’accomplir plus de choses chaque jour, mais c’est juste car je ne me concentre plus sur les petits détails, ou alors comme tu le souligne seulement s’il me reste du temps.

      • on 16 février 2012 at 19 h 12 min
      • Répondre

      Hello Sébastien,

      Ca livre sur la loi de Pareto est encore sur ma table de nuit, faut que je l’attaque un de ces jours 🙂

  4. Salut Guillaume,

    Merci pour cet article !
    J’avoue que ce sont des choses qu’on sait, intellectuellement, mais qu’on n’applique pas toujours.
    Or, les lire comme ça, avec tes métaphores, c’est super parlant je trouve. En tout cas, moi ça me donne envie d’attaquer par les priorités !

    Bonne soirée,

    Grégory

      • on 16 février 2012 at 19 h 14 min
      • Répondre

      Volontiers Grégory,

      Tu as raison, pour intégrer une idée / un processus il faut principalement 2 choses :
      La répétition et une image 🙂

  5. Merci pour cet article fort intéressant dans la gestion des priorités. Si vous avez d’autres articles dans le même style je suis preneuse. Au travail je me laisse vite distraire et à la fin de la journée, je ne finis pratiquement jamais les objectifs que je me suis fixé en début de journée. Ca devient problématique car mon patron me fixe de plus en plus d’objectifs à atteindre… Comment faire pour mieux m’organiser?

    • on 16 février 2012 at 19 h 15 min
    • Répondre

    Hello, il y a différentes problématiques dans ton commentaire.

    Je ferai bientôt d’autres articles et cela sera aussi très bien détaillé dans ma formation 😉

  6. J’attends avec impatience donc tes nouveaux articles ^^ et petit aparté je faisais aussi de l’achat revente sur Ebay mais comme toi, les files interminables à la poste pour retirer / déposer les colis ont vite pris le dessus sur moi … ;(
    A bientôt.

    • Joseph on 20 février 2012 at 22 h 54 min
    • Répondre

    Salut Guillaume,

    Je suis également à mon compte. En ce qui me concerne, je commence ma journée…euh la veille.
    Concrètement, je différencie le côté professionnel et le côté personnel. Et tous les soirs, je me réserve un créneau d’un demi-heure pour organiser dans chacun de ces aspects, comment je vais justement traiter « les grosses pierres » et dans la mesure du possible dès le début de la journée.
    Je fais ce même travail, pour la semaine, le mois, le semestre et l’année (technique tiré du livre « stratégies de prospérité de Jim Rohn)
    Je suis un peu « old school », je note en fait toutes mes listes dans un cahier que j’ai toujours avec moi.

    • samuel on 29 février 2012 at 14 h 58 min
    • Répondre

    Salut guillaumme,

    les trois méthodes sont vraiment fntastiques.
    L’exemple des billets de 200 et 500€ illustre bel et bien pourquoi il est important de se concentrer sur les grosses taches.

    Mais par contre sur ton schémas, dans la deuxième méthode. Pourquoi est ce qu’il faut déléguer, alors que c’est urgent et que la tache nous concerne?

    Bonne journée,
    Samuel

  7. Bonjour, cela fait aussi très longtemps que j’ai appliqué la méthode du grosse pierre, c’est très bénéfique de penser ainsi, sinon il ne faut pas quand même négliger les petits tâches!

  8. Je vous suis reconnaissant Guillaume pour cet article. Les informations que vous avez partagez à propos de cette méthode de grosse pierre sont très intéressantes et surtout très pratiques. J’espère que cela va aider beaucoup de gens.

    1. Merci pour ce beau message 🙂

      J’espère aussi que cela va aider beaucoup de personnes 🙂

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